一、工作目标

随着园区企业数量的不断增加和发展，企业对会议室的需求日益增长，尤其是企业在举办大型活动时，企业自有会议室无法满足企业灵活多变的会议需求。为了提高园区资源利用率，降低企业运营成本，为企业提供更加便捷、高效、专业的会议环境，特制定共享会议室方案。本方案旨在通过整合园区会议室资源，打造智能化、共享化的会议空间，提升园区整体服务水平和竞争力。

二、企业需求分析

企业日常举办大型会议、人员培训、客户和经销商接待等活动时，对会议室的规模和人数都有要求，大部分企业自身没有容纳百人以上的阶梯式会议室，需要向酒店等机构支付费用租用会议场地，且部分场地距离企业路程较远，通过设立园区共享会议室可以有效降低企业大型会议成本，提高会议室使用效率。

三、共享会议室基本情况

企业服务中心大楼报告厅面积600平方米，最多可容纳 245人，主要用于大型讲座、发布会、企业年会等活动。采用阶梯式布局，并配备音响、灯光、LED显示屏等设备。会议室采用现代简约、时尚大气的装修风格，营造舒适、专业的会议环境。墙面选用吸音材料，降低噪音干扰，会议室配备空调、新风系统，保证室内空气清新、温度适宜，设置茶水间、休息区，为与会人员提供便利和舒适的休息空间。

四、服务对象和开放时间

服务对象：园区内所有企业。

开放时间：周一至周日（法定节假日除外）。

五、预约方式

线上预约平台：利用“自在营”数字政务服务平台，开发园区共享会议室线上预约端口，支持 PC 端、手机 APP、微信小程序等多种访问方式，企业用户可通过平台实时查看会议室的空闲状态、设备配置等信息，并根据需求自主选择预约。预约时企业需填写会议主题、开始时间、结束时间、参会人数等信息，同时需签署承诺书。

审核方式：企业通过线上方式提出预约申请后，经由帮扶部门对会议内容、形式和时长进行审核后，提交至办公室，经办公室审核通过后统一安排。

动态调整机制：若用户需要调整会议时间或取消预约，可在规定时间内通过预约平台进行操作或通过线下告知的形式通知帮扶部门和办公室。如企业预约时间与国家、省市重大活动产生冲突或受不可抗力因素影响无法使用，企业需配合调整会议时间。

六、服务保障机制

企业帮扶部门负责审核把关企业使用共享会议室召开会议的内容，办公室负责安排会议室使用时间，通知自贸发展有限公司准备多媒体使用事宜，安排企业使用会议室时的服务保障工作；如遇特殊事项需向相应部门审核报备方可举办的活动会议，帮扶部门要督促预约企业向市场监管局、公安局等部门报备通过后，再进行预约。

七、其他事项

企业使用共享会议室举办活动需严格遵守国家、省市相关法律法规，并签订承诺书。

                                                                                  中国（辽宁）自由贸易试验区营口片区管理委员会

                                                                                               2025年10月27日

（此件公开发布）

相关文件：

     《中国（辽宁）自由贸易试验区营口片区共享会议室工作方案》-政策解读

    《中国（辽宁）自由贸易试验区营口片区共享会议室工作方案》-政策图解