城建档案是城乡规划、建设和管理工作的重要基础资料，是城市可持续发展的宝贵资源，是社会管理和公共服务的重要信息，是建设行政主管部门依法实施行政管理、行政许可、市场监管和执法监督的重要依据，也是工程建设、运营养护、维修改造等工作的重要依据，对于保障城市生产生活秩序、维护城市安全、应对城市突发事件具有十分重要的意义。针对档案移交，档案查询，档案借阅等服务功能。结合自贸区自身的特点，制定如下方案：

一、总体思路

1.方案建设依据

根据《中华人民共和国档案法（2020修订）》要求，积极推进电子档案管理信息系统建设，与办公自动化系统、业务系统等相互衔接。电子档案与传统载体档案具有同等效力，可以以电子形式作为凭证使用。将档案查询利用服务融入区域内“一网通办”服务体系，推动档案查询利用服务延伸，促进档案公共服务均等化、便捷化。积极探索知识管理、人工智能、数字人文等技术在档案信息深层加工和利用中的应用。

2.方案建设目标

（1）贯彻落实创新、协调、绿色、开放、共享的新发展理念，建设“营口自贸区数字城建档案信息管理平台”，实现对过去营口自贸区馆藏的纸质档案、在建项目所需提交的城建档案的归档以及管理。实现对城市建设项目工程文件的在线接收和全程跟踪管理，保障“建设工程进度与工程资料形成同步”、“档案归档与档案信息资源建设同步”，真实地反映建设全过程。同时实现城建档案信息资源的备份，强化城建档案信息资源管理，提高城建档案信息安全管理能力，增强城建档案容灾应灾能力。

（2）建设城建档案信息管理系统，实现原生电子档案和扫描电子档案的导入和审核，馆藏档案的数字化扫描、著录、审核、装盒、上架管理，档案查询、调阅利用，档案统计分析，声像档案管理，库房管理，系统设置等功能；能够解决新建项目的增量工程档案电子化导入和馆藏纸质档案的数字化工作，保证城建档案信息资源的数据质量，提高查询利用效率。

（3）建立公众号预约查档：可通过扫描二维码或在微信公众平台中搜索并关注，实现城建档案查档预约。

3.方案建设原则

充分利用现有先进、成熟技术，坚持需求主导、深化应用的原则，围绕着技术先进性与成熟性原则、先进性与实用性相结合的原则、标准性与开放性原则、安全性与可靠性原则、可行性与可实施性原则、可扩展性与包容性原则、应用系统建设的总原则

4.执行依据的法律、法规、规章

《中华人民共和国档案法》

《中华人民共和国电子签名法》

《建设工程质量管理条例》

《城市建设档案管理规定》

《全国城建档案信息化建设规划与实施纲要》

5.参考及遵循的行业、国家、地方标准规范

《城市建设档案著录规范》(GB/T50323 -2001)

《建设工程文件归档整理规范》(GB/T50328-2014)

《建设电子文件与电子档案管理规范》（CJJ/T 117-2017）

《城市建设档案业务管理规范》（CJJ/T 158-2011）

《城建电子档案元数据标准》（CJJ/T 187-2012）

《数码照片归档与管理规范》DA/T 50-2014 

《纸质档案数字化规范》 DAT31-2017

二、主要做法

1.建设电子文件流转与接收管理

以规范建设电子文件的接收、归档和移交，确保建设工程文件的真实性、完整性、准确性和系统性为目的，在互联网上构建城建档案馆与建设工程责任主体各方信息共享的“建设电子文件接收与归档管理系统”，实现对建设工程文件的在线接收和全程跟踪管理，保障“建设工程进度与工程资料形成同步”、“档案归档与档案信息资源建设同步”，真实地反映建设全过程。

以建设工程文件收集为线索，从项目立项到项目竣工验收，贯穿整个建设工程项目生命周期。以《建设工程文件归档规范》GB/T50328-2014为依据，根据各个单位的实际情况，确定文件汇总方式，部分采用系统对接，部分由业务部门汇总，部分由建设、施工、建立、设计等单位自行汇总。通过建设工程文件的管理与实时收集，实现建设工程质量与建设工程文件质量的双套监督。

支持建设工程档案在线业务指导跟踪服务，实现城建档案在线工程报建、档案馆内部任务分配、支持建设单位在线业务咨询、建设单位在线收集资料与整理资料、在线申请档案预验收、电子文件审核、在线工程文件级的移交入库等功能。

业务流程设计如下：

图：电子文件业务流程 

2.城建档案信息资源管理系统

在原有系统的基础上，建设城建档案信息管理系统，实现原生电子档案和扫描电子档案的导入和审核，馆藏档案的数字化扫描、著录、审核、标引，纸质档案补卷、装盒、上架管理，档案查询、调阅利用，档案统计分析，声像档案管理，库房管理，系统设置等功能；能够解决新建项目的增量工程档案电子化导入和馆藏纸质档案的数字化工作，保证城建档案信息资源的数据质量，提高查询利用效率。

基本的业务流程设计如下图：

图：基本业务流程

3.公众号预约查档

营口市自贸区城市建设档案馆通过微信公众平台注册“营口自贸区城建档案馆”。可通过扫描二维码或在微信公众平台中搜索并关注，实现城建档案查档预约。

三、实践效果

营口自贸区数字城建档案综合管理信息平台工作的建设是为营口自贸区提供在线的建设工程文件收集服务、提高城建档案信息服务能力。

1.推动建筑业和档案信息化发展：随着“互联网+电子政务”模式和智慧城市建设的不断推进，工程档案形态由过去的纸质档案向电子档案和数据档案转变，将搭建一系列建设电子档案流转平台，促进建设电子文件采集、归档、移交与保管的及时性，保障工程档案的真实性和完整性，顺应无纸化办公与单套制归档新形势，反向推动建筑业和档案信息化发展；

2.全面提升“网上办事深度”。全面推行政务服务 “不见面”办理。优化营商环境，树立开放包容的治理思维。随着工程建设项目审批制度改革的推行，通过营口自贸区数字城建档案馆项目的建设能够解决工程档案审核和验收的时效性，实现“让数据多跑路，人少跑路”和“最多跑一次”目标，提高工作效率，为企业减轻负担，进一步优化营商环境。

3.为建筑业绿色和可持续发展贡献力量，通过电子签章的应用实现工程档案无纸化和电子化，减少使用纸张对环境造成的污染，节能减排，保护绿水青山。

4.推出案例

四、保障措施

（一）强化组织领导

营口片区管委会把工程档案电子化制度改革作为重要内容，加强领导，狠抓落实，全面推行工程监理制度改革。

（二）强化培训教育

组织相关单位人员开展业务培训，认真学习《中华人民共和国档案法（2020修订）》，认真落实工程档案电子化制度改革。

（三）强化宣传引导

通过多种形式，及时宣传相关政策制度和工作措施，加强舆论引导，增进社会对工程档案电子化制度改革的了解和支持，及时回应社会关切，稳步推进改革进程。

五、下一步工作思路

1.城建档案可以实现原生电子档案，将城建档案由“死数据”转变为了“活数据”，为建立住建一张网验收提供了数据支持，同时为档案大数据分析提供了数据支持，体现了档案的价值。

2.推进电子档案审核，城建档案管理机构使用本系统对建设单位移交的电子文件数据包进行自动检测，主要检测著录信息的完整性、准确性、有效性和一致性，电子文件的真实性、完整性、可用性和安全性，提高电子档案检测的效率和准确性，大大降低人工检测的工作量。

中国（辽宁）自由贸易试验区营口片区管委会

2022年11月9日

（此件公开发布）

政策解读：营口自贸区城建档案信息综合管理系统方案-政策解读

政策图解：营口自贸区城建档案信息综合管理系统方案-政策图解